PDF ist der offene de-facto Standard für den Austausch von elektronischen Dokumenten. Adobe PDF ist ein universelles Dateiformat, das alle Schriften, Formatierungen, Farben und Grafiken jedes Ausgangsdokuments beibehält, unabhängig von der Anwendung und der Plattform, die zur Erstellung verwendet wurden. PDF-Dateien sind kompakt und können gesperrt, angezeigt, durchgeblättert und gedruckt werden, jedes beliebige Dokument kann in PDF konvertiert werden. Zum Betrachten und Drucken von PDF-Dateien ist der Acrobat Reader von Adobe notwendig, der frei verfügbar ist.
Probleme, die z.B. entstehen, wenn der Benutzer eine Datei öffnen möchte ohne die Anwendung zu besitzen, mit der sie erstellt wurde, entfallen hier. Auch das Verlorengehen von Formatierungen, Schriften und Grafiken durch Inkompatibilität der Plattformen, Software oder Versionsunterschiede der Software ist bei PDF nicht möglich. PDF-Dateien sehen immer so aus und werden so gedruckt, wie sie erstellt wurden, da das PDF-Dokument alle für die Darstellung und Druckausgabe benötigten Fontinformationen enthält.
Als Dateiformat kann PDF als eine Weiterentwicklung der Druckerbeschreibungssprache PostScript zu einem Format für elektronische Dokumente gesehen werden. PDF bietet alle Layout-Möglichkeiten eines PostScript-Dokuments. PostScript ist bei der Erzeugung von PDF-Dokumenten das zentrale Zwischenformat, zumeist durch einen PostScript-Druckertreiber wird erst die PostScript-Datei und daraus die z.B. mit dem Acrobat Distiller die PDF-Datei erzeugt. Dabei spielt die Anwendung, mit der die ursprüngliche Datei erstellt wurde, keine Rolle.